Datu imports HWE no Excel darbalapām un importa failu sagataves

1. Apraksts

Datu saglabāšana Hansaworld Enterprise notiek reģistros. Katrs reģistrs atsevišķi ir atbildīgs tikai par tajā ievadītajiem datiem. (Piemēram, artikuli glabājās artikulu reģistrā INVc, artikulu klases glabājās atsevišķā artikulu klašu reģistrā DIVc utml.). Datu sasaiste starp reģistriem notiek Hansaworld programmā.

Šajā lapā tiks aprakstīts kā izveidot Hansaworld importa failus, izmantojot Excel darbalapas un pievienotas sagataves biežāk izmantojamajiem importa reģistriem.

Šādi izskatās importa faila sagatave:

Sagatave sastāv no trīs daļām: Galvene, Kolonnu apraksti, Importējamie dati. Kolonnu un rindu skaits datu importam nav ierobežots un dažiem reģistriem kolonnas var būt pat vairāk kā 100, bet nav obligāti nepieciešams aizpildīt visas, jo daļa no tām var tikt aizpildīta automātiski pēc importa vai arī paredzētas tikai iekšējai datu apstrādei.

2. Galvene

Galvene(1.) aizņem 8x6 šūnas jeb kolonnas no A līdz H (ieskaitot) un 6 rindas. Ja netiek atsevišķi pielāgots importa fails, tad ir svarīgi nemainīt informāciju tajā. Atrodamie ieraksti šūnās norāda uz to kādā veidā tiks veikts imports Hansaworld sistēmā. Reģistra nosaukums (2.) būs atbildīgs par to kurā reģistrā tiks ievietoti dati. Šūna D2 norādīs to vai importējamie dati aizvietos esošos ierakstus reģistrā vai papildinās.

Sākot ar versiju 7.2 galvene aizņem 9 rindas (8x9 šūnas) un tajā ir nepieciešams ierakstīt arī versijas numuru.

3. Kolonnu apraksti

Nākamajās rindās pēc galvenes ir izvietoti kolonnu apraksti, lai būtu vieglāk darboties ar vajadzīgo datu kopēšanu. Rindu skaits sagatavēs būs 2 līdz 5. Tajās būs (piecu rindu gadījumā):

• Kolonnas Nr.;
• Apraksts angliski;
• Apraksts latviski;
• Kolonnas nosaukums datubāzē (reģistrā);
• Ieraksta tips (Teksts, skaitlis).

Šīs piecas (četras, trīs, divas) iekrāsotās rindas BŪS JĀIZDZĒŠ veidojot importa failu.

4. Importējamie dati

Nākamā dokumenta daļa (Attēlā - 1; attēlotais rāmis) paredzēta datu ievadei. Rindu skaits ir neierobežots, bet ir jāatcerās, ka īpaši lielus failus varētu nākties sadalīt.

Katra rinda ir atbildīga par vienu ierakstu (2.), attiecīgi katrā kolonnā tiek pievienoti esošie dati (ja tādi ir) par šo ierakstu. Piemēram, Aktivitāšu reģistrā, importējot aktivitātes, katra rinda atainos vienu aktivitāti ar aktivitātes datiem kā, piemēram, sākuma laiks, ilgums, iesaistītās puses utml. Svarīgākie ieraksti parasti būs faila pirmajās kolonnās (tādi kā numurs, nosaukums, datums un utml.). 

Gadījumos, kad reģistram ir pieejama matrica, pēc katra ieraksta (rindas) nepieciešams aizpildīt nākamo rindu ar matricas ierakstiem vai tukšumu (ja nav matricas ieraksti). Ja ir matricas ieraksti, tad tukšā rinda ir jānovieto pēc matricas ierakstu rindām. (3.)

4.1. Reģistru saraksts

Tabulā attēloti biežāk izmantotie reģistri un to apraksti kā arī vai ir pieejams matricas lauks (nepieciešama tukša rinda starp ierakstu rindām).

* Nepieciešamas divas tukšas papildus rindas, starp ierakstiem, papildus matricai nāk klāt arī piezīmju lauks. Starp piezīmju lauku un matricu jābūt vienai tukšai papildus rindai.

** Reģistram nav matricas rinda, bet ir piezīmju lauks un nepieciešama tukša papildus rinda starp ierakstiem.

6. Failu saglabāšana teksta formātā / Failu imports

Lai failus varētu atpazīt Hansaworld sistēmā, nepieciešams tos saglabāt kā "Teksts (atdalīts ar tabulatoriem).txt" (MS Excel programmās),MS Excel angļu versijās Save as -> "Text (Tab delimited).txt".

Hansaworld sistēmā imports notiek no Tab delimited teksta failiem jeb teksta failiem, kuru šūnas ierakstus teksta failā atdala Tab veidotas atstarpes.

7. Ieteikumi un derīgi zināt

7.1. Pievienot Excel tukšas rindas

Bieži ir gadījumi, kad dati netiek saglabāti ar tukšām rindām, kas ir nepieiciešams datu importam, ja reģistrā ir paredzēta matrica. Ar Excel ir iespējams automatizēt tukšu rindu izveidošanu:

• Jāievada importa faila sagatavē Hansaworld importējamie dati;
• Tukšajā kolonnā (Ja sagatavē nav izveidota tukša kolonna, tad tā ir jāizveido). Jāpiešķir rindām numerācija;
• Šī numerācija (no 1 līdz pēdējam skaitlim) ir jānokopē un jāievieto tabulas apakšā;
• Pēc tā attiecīgā kolonna ir jāiezīmē un nepieciešams izvēlēties kārtošanas funkciju (Dati -> Kārtošana MS Excel versijās);
• Nepieciešams izvēlēties attiecīgo kolonna (parasti pirmā);
• Kārtošanas rezultātā rindas tiks sakārtotas pēc principa viena ar ierakstu, viena bez. Pēdējais solis ir izdzēst kolonnu, kurā tika ievadīti numuri kārtošanai.

7.2. Ieteikumi failu sagatavošanai

Vajadzētu izvairīties no mīkstinājuma zīmju lietošanas laukos, kas nav paredzēti teksta ievadei. Piemēram, artikulu koda laukos.

Pirms importa nepieciešams pārbaudīt vai reģistros visi obligāti aizpildāmie lauki nav tukši.

Koda lauki ierasti tiek veidoti gan no burtiem gan cipariem, un vēlams kodus izvēlēties līdz 8 simbolu garumā, bet katram reģistram un katram laukam šis garums var būt atšķirīgs.

Nosaukuma laukos paredzēta garāku tekstu ievade.

UUID, ID un citi lauki paredzēti tikai skaitļiem.

Nav nepieciešamība aizpildīt pilnīgi visus laukus. Galvenokārt ir piešķirt kodu un nosaukumu, un citus obligāti aizpildāmos laukus, ja tādi ir. Pārējos iztrūkstošos laukus dažkārt aizpildīt ir vienkāšāk, ja pēc importa manuāli tos ievada programmas ierakstos.

7.3. Ierobežojumi

Nedrīkst būt " " (atstarpes taustiņš) kodu laukos.

7.3. Lauku garums un formāts

Visiem laukiem ir stingri noteikts kāda informācija var būt tajos ierakstīta. 

Importa failu sagatavēs "lauka tips" rinda norāda uz to kāda tipa un kāda garuma ieraksti ir paredzēti attiecīgajos laukos. Parasti, koda laukiem tā ir īsa lielo burtu virkne, ID laukiem - ciparu un burtu virkne, teksta laukiem - attiecīgi gandrīz nav ierobežojumi uz ievadītajiem simboliem.

Tabulā aprakstīti biežāk lietotie lauku tipi. 

Garuma ierobežojumi norādīti importa failu šūnās aiz lauka tipa nosaukuma. (Piemēram "M4Code,20" vai "M4Str,100" - attiecīgi nozīmēs koda lauks ar 20 simbolu maksimālo garumu vai teksta lauks ar 100 simboliem). Ja aiz komata tiek norādīta nulle, aprakstot lauka tipu, tad, ja nav speciāli norādīts, laukam var piešķirt bez ierobežojuma vērtības, ja tās atbilst tipam.

8. Failu sagataves

• Aktivitātes (Ar vizuālu piemēru Hansaworld)
  
• Piedāvājumi  (Ar vizuālu piemēru Hansaworld)
  
• Artikuli
• Kontakti
• Pamatlīdzekļi
• Realizācijas rēķini
• Piegādātāju rēķini
• Tīmekļa produkti
• Tīmekļa produktu kategorijas
• Artikulu grupas
• Artikulu klasifikācijas
• Klasifikāciju tipi
• Klientu kategorijas
• Kontaktu klasifikācijas
• Objekti
• Objektu tipi
• Klientu pasūtījums
• Piegādātāju pasūtījums
• Grāmatojumi
• Artikula statusa atbalsta reģistrs