Datu saglabāšana Hansaworld Enterprise notiek reģistros. Katrs reģistrs atsevišķi ir atbildīgs tikai par tajā ievadītajiem datiem. (Piemēram, artikuli glabājās artikulu reģistrā INVc, artikulu klases glabājās atsevišķā artikulu klašu reģistrā DIVc un tamlīdzīgi) Dati savstarpēji tiek sasaistīti veidojot atskaites, dokumentus, jaunus ierakstos ar Hansaworld programmā.

Šajā lapā tiks aprakstīts kā izveidot Hansaworld importa failus, izmantojot Excel darbalapas un pievienotas sagataves biežāk izmantojamajiem importa reģistriem.

Šādi izskatās importa faila sagatave:

Sagatave sastāv no trīs daļām: Galvene, Kolonnu apraksti, Importējamie dati. Kolonnu un rindu skaits datu importam nav ierobežots un dažiem reģistriem kolonnas var būt pat vairāk kā 100, bet nav obligāti nepieciešams aizpildīt visas, jo daļa no tām var tikt aizpildīta automātiski pēc importa vai arī paredzētas tikai iekšējai datu apstrādei.

1.Galvene:


Galvene(1.) aizņem 8x6 šūnas jeb kolonnas no A līdz H (ieskaitot) un 6 rindas. Ja netiek atsevišķi pielāgots importa fails, tad ir svarīgi nemainīt informāciju tajā. Atrodamie ieraksti šūnās norāda uz to kādā veidā tiks veikts imports Hansaworld sistēmā. Reģistra nosaukums (2.) būs atbildīgs par to kurā reģistrā tiks ievietoti dati.

2. Kolonnu apraksti


Nākamajās rindās pēc galvenes ir izvietoti kolonnu apraksti, lai būtu vieglāk darboties ar vajadzīgo datu kopēšanu. Rindu skaits sagatavēs būs 2 līdz 5. Tajās būs (piecu rindu gadījumā):

Šīs piecas (četras, trīs, divas) iekrāsotās rindas BŪS JĀIZDZĒŠ veidojot importa failu.

3. Importējamie dati

Nākamajā dokumenta daļa (1.) paredzēta datu ievadei. Rindu skaits ir neierobežots, bet ir jāatcerās, ka īpaši lielus failus varētu nākties sadalīt.

Katra rinda ir atbildīga par vienu ierakstu (2.), attiecīgi katrā kolonnā tiek pievienoti esošie dati (ja tādi ir) par šo ierakstu. Piemēram, Aktivitāšu reģistrā, importējot aktivitātes, katra rinda atainos vienu aktivitāti ar tās datiem kā sākuma laiks, ilgums, iesaistītās puses un tamlīdzīgi. Svarīgākie ieraksti parasti būs faila pirmajās kolonnās (tādi kā numurs, nosaukums, datums un tamlīdzīgi). 

Gadījumos, kad reģistram ir pieejama matrica, pēc katra ieraksta (rindas) nepieciešams aizpildīt nākamo rindu ar matricas ierakstiem vai tukšumu (ja nav matricas ieraksti). Ja ir matricas ieraksti, tad tukšā rinda ir jānovieto pēc matricas ierakstu rindām. (3.)

4. Biežāk importējamie dati.

Tabulā attēloti apraksti, reģistra nosaukums un vai ir pieejams matricas lauks (nepieciešama tukša rinda starp ierakstu rindām

   
AprakstsReģistrsMatrica
Aktivitātesactvc 
Aktivitāšu klasesActTypeGrVc 
Aktivitāšu tipiActtypevc 
Artikuliinvc 
Artikulu grupasitvc 
Artikulu klasifikācijasdivc 
Atskaišu periodi  
Banku sarakstsBankVc 
Cenasplvc 
DepartamentiDepVc 
GrāmatojumiTRVc 
Ienākošie rēķiniViVc 
Klasifikācijas tipiCTypeVc 
Klientu kategorijasCCatVc 
Kontakti (t.sk. Klienti)CUVc 
Kontaktu klasifikācijasCClassVc 
Konti  
Koresp. veidi  
 
AprakstsReģistrsMatrica
Objekti  
MērvienībasUnitVc 
Nolietojuma metodesDeprModVc 
Objektu tipi  
 ORVc 
Pamatlīdzekļi  
Pasūtāmie artikuliPIVc 
Personas  
Piegādes kategorijas  
Piegādes kompānijas  
PL grupas  
PL kategorijas  
RēķiniIVVc 
Samaksas veidiPMBlock 
SaņemšanasPUVc 
Standarta problēmas  
Tīmekļa produktu kategorijasWebNGProductCatVc