1. Apraksts

Datu saglabāšana Hansaworld Enterprise notiek reģistros. Katrs reģistrs atsevišķi ir atbildīgs tikai par tajā ievadītajiem datiem. (Piemēram, artikuli glabājās artikulu reģistrā INVc, artikulu klases glabājās atsevišķā artikulu klašu reģistrā DIVc un tamlīdzīgi) Dati savstarpēji tiek sasaistīti veidojot atskaites, dokumentus, jaunus ierakstos ar Hansaworld programmā.

Šajā lapā tiks aprakstīts kā izveidot Hansaworld importa failus, izmantojot Excel darbalapas un pievienotas sagataves biežāk izmantojamajiem importa reģistriem.

Šādi izskatās importa faila sagatave:

Sagatave sastāv no trīs daļām: Galvene, Kolonnu apraksti, Importējamie dati. Kolonnu un rindu skaits datu importam nav ierobežots un dažiem reģistriem kolonnas var būt pat vairāk kā 100, bet nav obligāti nepieciešams aizpildīt visas, jo daļa no tām var tikt aizpildīta automātiski pēc importa vai arī paredzētas tikai iekšējai datu apstrādei.

2. Galvene


Galvene(1.) aizņem 8x6 šūnas jeb kolonnas no A līdz H (ieskaitot) un 6 rindas. Ja netiek atsevišķi pielāgots importa fails, tad ir svarīgi nemainīt informāciju tajā. Atrodamie ieraksti šūnās norāda uz to kādā veidā tiks veikts imports Hansaworld sistēmā. Reģistra nosaukums (2.) būs atbildīgs par to kurā reģistrā tiks ievietoti dati. Šūna D2 norādīs to vai importējamie dati aizvietos esošos ierakstus reģistrā vai papildinās.

Sākot ar versiju 7.2 galvene aizņem 9 rindas (8x9 šūnas) un tajā ir nepieciešams ierakstīt arī versijas numuru.

3. Kolonnu apraksti


Nākamajās rindās pēc galvenes ir izvietoti kolonnu apraksti, lai būtu vieglāk darboties ar vajadzīgo datu kopēšanu. Rindu skaits sagatavēs būs 2 līdz 5. Tajās būs (piecu rindu gadījumā):

Šīs piecas (četras, trīs, divas) iekrāsotās rindas BŪS JĀIZDZĒŠ veidojot importa failu.

4. Importējamie dati

Nākamajā dokumenta daļa (1.) paredzēta datu ievadei. Rindu skaits ir neierobežots, bet ir jāatcerās, ka īpaši lielus failus varētu nākties sadalīt.

Katra rinda ir atbildīga par vienu ierakstu (2.), attiecīgi katrā kolonnā tiek pievienoti esošie dati (ja tādi ir) par šo ierakstu. Piemēram, Aktivitāšu reģistrā, importējot aktivitātes, katra rinda atainos vienu aktivitāti ar tās datiem kā sākuma laiks, ilgums, iesaistītās puses un tamlīdzīgi. Svarīgākie ieraksti parasti būs faila pirmajās kolonnās (tādi kā numurs, nosaukums, datums un tamlīdzīgi). 

Gadījumos, kad reģistram ir pieejama matrica, pēc katra ieraksta (rindas) nepieciešams aizpildīt nākamo rindu ar matricas ierakstiem vai tukšumu (ja nav matricas ieraksti). Ja ir matricas ieraksti, tad tukšā rinda ir jānovieto pēc matricas ierakstu rindām. (3.)

4.1. Reģistru saraksts

Tabulā attēloti apraksti, reģistra nosaukums un vai ir pieejams matricas lauks (nepieciešama tukša rinda starp ierakstu rindām) biežāk importējamajiem datiem

   
AprakstsReģistrsMatrica
AktivitātesActVcIr
Aktivitāšu klasesActTypeGrVcNav
Aktivitāšu tipiActTypeVcNav
ArtikuliINVcIr*
Artikulu grupasITVc1Ir
Artikulu klasifikācijasDIVcNav
Atskaišu periodiPeriodBlockNav
Banku sarakstsBankVcNav
DepartamentiDepVcNav
GrāmatojumiTRVcIr
Ienākošie rēķiniViVcIr
Klasifikācijas tipiCTypeVcNav
Klientu kategorijasCCatVcNav
Kontakti (t.sk. Klienti)CUVcNav(Ir)**
Kontaktu klasifikācijasCClassVcNav
Koresp. veidiCLCorspVcNav
 
AprakstsReģistrsMatrica
MērvienībasUnitVcIr
Nolietojuma metodesDeprModVc1Ir
ObjektiObjVcNav
Objektu tipiOtVcNav
PamatlīdzekļiAT2UnitVcNav
PersonasUserVcIr
Piegādes kategorijasVgVcNav
Piegādes kompānijasFreightCompanyVcNav
Pasūtāmo līdzekļu grupasAT2VcIr
Pasūtāmo līdzekļu kategorijasAC2BlockNav
RēķiniIVVcIr
Samaksas veidiPMBlockNav
SaņemšanasPUVcIr

Standarta problēmas

StandProblemVcNav

* Nepieciešama vēl viena atsevišķa papildus rinda, jo ierakstiem kopā ar matricu ir arī piezīmju lauks

** Atsevišķa rinda nepieciešama, jo ierakstiem nav paredzēta matrica, bet to aizstāj piezīmju lauks

6. Failu saglabāšana teksta formātā

Lai failus varētu atpazīt Hansaworld sistēmā, tos nepieciešams saglabāt kā "Teksts (atdalīts ar tabulatoriem).txt"

7. Ieteikumi un derīgi zināt

7.1. Pievienot Excel tukšas rindas

Bieži ir gadījumi, kad dati netiek saglabāti ar tukšām rindām, kas ir nepieiciešams datu importam, ja reģistrā ir paredzēta matrica. Ar Excel ir viegli izvietot, lai šāda rinda tiktu izveidota automātiski un nebūtu nepieiešams ar roku ielikt katru jauno tukšo rindu.

7.2. Ieteikumi failu sagatavošanai

Vajadzētu izvairīties no mīkstinājuma zīmju lietošanu 

Pirms importa nepieciešams pārbaudīt vai visi obligāti aizpildāmie dati reģistros nav tukši.

Koda lauki ierasti tiek veidoti gan no burtiem gan cipariem, un vēlams kodus izvēlēties līdz 8 simbolu garumā

Nosaukuma laukos paredzēta garāku tekstu ievade

UUID, ID un citi lauki paredzēti tikai skaitļiem

Nevajag censties aizpildīt visus laukus, ir pietiekami, ja ir piešķirts tikai kods un nosaukums. Ja pārējā informācija par produktu vai pakalpojumu tiek saglabāta citādā veidā, vienkāšāk varētu būt pēc importa manuāli ievadīt iztrūkstošos datus.

7.3. Ierobežojumi

Nedrīkst būt " " (space taustiņš) kodu laukos

8. Failu sagataves

Artikuli-INVc.xlsx

Kontakti-CUVc.xlsx

Pamatlidzekli-AT2UnitVc.xlsx

Rekini-IVVc.xlsx